顧問社労士の仕事-給与計算

1.給与計算のアウトソーシング

最近では、給与計算自体のアウトソーシング化が進んでおります。ではなぜ給与計算をアウトソーシングする会社が増えているのでしょうか。

単刀直入に言ってしまえば、非常に手間で神経を要する作業だからです。

まずこの給与計算業務は従業員との労働契約の中で、賃金つまりお金の支払いという大切要素を含む作業であり、極端な話し1円のミスも許されません。給与の支払が遅れたり、ミスがあれば著しく労働者のモチベーションを下げる結果となり、そして労使間の信頼関係さへ損なう結果となります。それだけに、会社での給与担当者は労力も神経もすり減らしながらこの給与計算を行うのです。

しかし、この給与計算は、労働基準法をはじめとしたさまざまな法令や社会保険などの専門的な知識が必要で、定型的で細かい作業も多いことから非常に神経を使います(間違いが許されないため)。それだけに業務を効率化していくために外部に委託するアウトソーシングサービスが多く利用する会社が最近増えていると言えます。

それでは一体どのような作業がこの給与計算に必要なのかをみてみたいと思います。

① 勤怠表(タイムカード)の確認及び集計

恐らくこの勤怠表(タイムカード)の確認及び集計作業が一番重要であり、かつ厄介な作業なのかもしれません。というのも、この勤怠表の集計が給与計算及び時間外手当等の基礎となるものだからです。

但し、この勤怠表の集計が困難を極める理由の一つが、正確なデータを反映していないことが多いからです。

それは、例えば打刻忘れや打刻ミス、そして有給休暇申請等の休日申請の漏れ等、とにかく結構いい加減に勤怠表を記入(または打刻)する従業員も多いからです。ましてやフレックスや変形労働時間制等を採用している会社では、尚更打刻ミスも多く、この確認や修正に時間を一番取られるといっても良いほどです。

② 時間外労働

そして諸手当の中上記の勤怠表から就業規則上の所定または法定労働時間を超えた部分について支給するがこの残業手当です。

この時間外労働だけを集計をするということであれば、単純にその所定または法定労働時間を超えた部分について計算をすれば良いのですが、最近では、変形労働時間制やフレックスタイム制を適用している会社も多く、その場合どこからどこまでが法定内残業で、どこからが法定外残業なのかを、仕分け及び集計する作業が求められます。

しかしこの判断がなかなか難しい上に、上記の通り従業員も打刻ミスやら打刻忘れ等が重なると余計に正確な集計をすることが困難となります。

③ 雇用保険料の控除

給与計算においては、雇用保険、健康保険(介護保険)、厚生年金保険と3つの保険料をそれぞれ控除しなければなりません(これら3つを社会保険料と呼びます。)

健康保険(介護保険)と厚生年金保険は固定額を給与から控除しますが、雇用保険料は、他の2つとは計算方法が異なります。支給総額に保険料率を乗じて控除額を算出しますので、保険料が毎月変動します。

また、保険料率も他の社会保険と同様に年度事に決まりますので、法改正にも気を配らなくてはなりません。

④ 社会保険料(健康保険(介護保険)・厚生年金保険)

そして狭義の社会保険料といわれるのが、この健康保険(介護保険)と厚生年金保険

になります。この2つの保険料は原則固定ではあり、毎年7月に、会社が算定基礎届を行い、各9月以降のあらたな等級及び保険料が決定します。これを定時改定と呼びます。

但し、定時改定以外にも、被保険者の報酬が、昇(降)給等の固定的賃金の変動に伴って大幅に変わったとき等は、定時決定前でも標準報酬月額を改定します。これを随時改定といいます。

いずれにせよ、この2つの保険料については、決定した保険料を給与から控除します。

しかし、注意を要するのは、健康保険料で、協会けんぽの場合、都道府県によって異なるのです。更に40歳以上の従業員の場合は、介護保険第2号被保険者となるため、健康保険料に上乗せして介護保険料も控除しなくてはなりません。

⑤ 所得税

そして当然の事ながら給与計算では、この所得税も控除しなくてはなりません。しかし、この所得税のルールとして、例えば、通勤手当などは非課税であったり、あと個々の従業員の被扶養者の年齢や人数によっても、控除する額は変わりますので注意が必要です。

最近では給与計算ソフト等自動で所得税額を計算してくれはしますが、その元となる情報はやはり会社の担当者が調べなくてはなりません。

従業員も扶養家族の異動等はタイムリーに伝えてくれれば良いのですが、従業員自体がうっかり報告しておらず、本来の所得税より多めに控除していたり逆に少なく控除されていたなどはよくあるケースです(もっとも年末調整でその場合清算はされますが)。

⑥ 年末調整

そして特に事務作業として労力を使うのが年末調整です。年に1回の業務とはいえ、忙しい年末時期に年末調整業務に多くの時間を費やすことになります。

まずは扶養控除申告書類の取りまとめや申告書内容のチェックから実施を致しましますが、年1回の業務ということもあり、従業員も記入漏れや記入ミス、そして生命保険料などの控除証明書の添付忘れなど、不備が結構出て参ります。そして市町村や税務署へ届け出る給与支払報告書、法定調書といった各種必要書類の作成などもかなりの負担となります。

2.当事務所で顧問契約上給与計算を委託するメリット

ズバリ当事務所では給与計算を顧問契約上で完全な給与計算業務としてお引き受けすることはございません。

多分このようにお伝えすると、「それでは当事務所では何をするのか?」というご意見を言われそうですが、当事務所ではこの給与計算をどのように会社内で給与計算をしていく場合、どのようにしたら労力及びそれに費やす時間作業の低減を図れるかをサポートするために一旦現在の給与計算のアセスメントを実施致します。

その中で、将来的にコストそして給与計算に費やす労働時間等の軽減が図れるのであれば、外部給与計算アウトソーシング会社への委託を提案させて頂きます。

なぜ当事務所では完全な給与計算を受託しないのか?

結論から申し上げるのであれば、その会社の事業内容や規模等にもよりますが、長い目で見た場合その方が絶対にコスト及び労働時間の削減に繋がるからです。当然の事ながら、給与計算の効率化またはアウトソーシング化が完成した段階で当事務所の顧問料も減額を致します。

アウトソーシングするのであれば当事務所で受託した方が良いのでは?

同じアウトソーシングするのであれば、社会保険労務士事務所に委託しても同じではないかと考える方も多いと思いますが、これも上記と同様に、委託するであれば社労士よりも寧ろ税理士法人か給与計算について専門の会社にアウトソーシングした方が長い目で見たときにはリスクヘッジにも繋がるというのが当事務所のスタンスです。

というのも、社労士はやはり個人で運営している事務所がほとんどなので、その社労士が例えば亡くなったりあるいは廃業した時には給与計算自体を継続する事そのものが困難となります。

しかし税理士法人やアウトソーシング会社はそのリスクが著しく低いです。更に社労士もその専門性を活かして給与計算業務以外の会社の課題に集中することが出来るようになるからです。

以上、現在給与計算で時間と手間でお悩みに際は、当事務所に一度ぜひご相談ください。

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